0173: Основни функции на бизнес-комуникациите (Biznes komunikacii - osnovni funkcii).

Основните функции на бизнес-комуникациите могат да се разглеждат в следните направления:

Информационна:
Комуникацията осигурява информация за вземане на управленски решения. Мениджърите се нуждаят от информация относно възможните алтернативи за действие, очаквани бъдещи събития, най-вероятни резултати от решенията и др., за да направят правилен избор.

Мотивационна:
К-ята насърчава обвързването на служителите с целите на организацията и по този начин влияе положително върху мотивацията.

Контролна:
Комуник. позволява да се уточнят задълженията, правата и отговорностите и по този начин прави контрола възможен. При липса на подобно уточнение мениджърите не са в състояние да определят причините за проблемите и неудачите и да предприемат адекватни коригиращи действия.

Емоционална:
К-та позволява изразяването на чувства и задоволяването на социални потребности. Тя е в състояние да предотврати много неблагоприятни психически реакции на служителите, проявяващи се при изпълнение на сложни задачи.

Освен че изпълнява тези функции, бизнескомуникацията лежи в основата на всички роли, които мениджърите изпълняват –

• на лидер, осъществяващ контакти,
• на разпространител на информация,
• на говорител,
• на управляващ риска и
• на преговарящ.

Всички ръководители осъществяват комуникации с отделните звена, както и с ръководителите на отделните редакции. Предимствата се изразяват в следното:

• повишава се компетентността на управлението поради специализацията;
• подобрява се разпределение на управленския труд;
• получават се възможности за специализация и квалификация;
• обхващат се всички управленски функции;
• лесно приспособяване към нови цели и стратегии;
• съществуват възможности за развитие;
• непретоварени комуникационни канали.

Недостатъци:

• нарушава се единството на разпоредителство;
• липса на ясно разграничена отговорност;
• сложни връзки и трудна координация;
• трудно осъществим контрол;
• забавяне вземането на решения.

Началото на процеса на комуникацията е, когато изпращащият съобщението реши да сподели информацията. Съобщението има някакъв смисъл за изпращащия, но този смисъл не може да бъде предаден пряко. Преди това е необходимо да се извърши кодиране в някаква подходяща форма – думи, символи или знаци, които се предават устно, с помощта на технически средства или с тялото.

Следващото звено от процеса е предавателят на съобщението, който го излъчва по комуникационния канал. Следващото звено е приемникът, който приема съобщението. На другия край на канала се намира декодерът, който превежда съобщението, така че то да придобие смисъл за получаващия го.

Последният може да осигури или да не осигури обратна връзка с източника на информация. От важно значение е фактът, че при всяка една от тези стъпки съществуват смущаващи външни въздействия или шум, които пречат на осъществяването на ком-ята.

Полезен за практиката начин да се даде класификация на бизнескомуникациите е да се отчете дали съобщенията се движат надолу, нагоре или по хоризонтала на организационната структура.

Вертикални комуникации:

Низходящите к-ции представляват съобщения, предавани от по-високостоящите към по-нискостоящите служители в йерархията на организацията:

• Писма – подходящи за делегиране на пълномощия от най-високите звена на служебната йерархия и в случай, когато съобщението трябва да достигне до по-широк кръг от служителя; изключително подходящи при решения, взети от Съвета на директорите на нашата кабелна телевизия.
• Устна комуникация (работни срещи, разговори по телефона) – те са най-подходящи за малка организация, т.к. по този начин най-лесно се изясняват целите и стратегиите й.
• Инструкции, ръководства, наръчници – те са предимно приложими за новопостъпили и преквалифицирали се служители.

Възходящите к-ции включват движението на информацията от сътрудниците към висшестоящите им ръководители.

Доклади и отчети за извършване на определена работа, постигнати резултати или появили се проблеми и неудачи – необходимо е получаването на такива от финансово-счетоводен, технически и маркетингов отдел, тъй като тяхната дейност зависи финансовата стабилност и цялостната политика на организацията.

Система за предложения – идеите и предложенията на служителите на организацията са безкрайно необходими за просперитета на бизнеса й. След като е направено едно предложение, то се оценява и филтрира от по-висшестоящото звено в йерархията – и след това най-интересните предложения се прилагат в практиката.

В случай, че предложението е фундаментално за цялостната понататъшна политика на фирмата, то може да подлежи на обсъждане и от най-високото йерархично ниво – Съвета на директорите.

Хоризонтални комуникации: 
Този вид информация протича между индивиди и групи на едно и също ниво от йерархията на организацията. Често са пренебрегвани от мениджърите и това води до посредствени резултати при достигане на набелязаните цели.

Единствено чрез хоризонталните к-ции се съгласуват и координират усилията на всички сътрудници. Те са от изключително значение при функционален тип организационна структура на управ-ление.

В бизнес-комуникацията важно място имат каналите за комуникация, под което се разбира средата, средството, което реално пренася кодираното информационно съобщение. Когато се избира най-подходящият комуникационен канал, трябва да се отчетат характеристиките му.

Друго важно изискване е да не се видоизменят съобщенията и да се предават възможно най-бързо. В ролята на канали за к-ция се явяват:

• човешкото тяло (глас, жест, мимика, движения) – то е средство и за невербална комуникация;
• технически средства (компютърни мрежи, телефони, факсове);
• поща.

Някои изследвания заключават, че над 50% от въздействието на дадено съобщение се възприема чрез изражението на лицето, около 30% чрез интонацията и тона на гласа и едва 10% чрез съдържанието.

Отделните канали могат да бъдат свързани по между си и да образуват комуникационни мрежи. Тези мрежи изграждат структурата на информационните потоци в дадена организация. Оказват силно влияние върху

• качеството на вземаните решения,
• качеството на предаваните съобщения,
• бързата обработка на информацията и много други параметри.

Най-популярни са

• верижната,
• Y-образната,
• централизираната,
• кръговата и
• звездообразната

мрежи. При верижната членовете са наредени последователно. При Y-образната се въвежда един член, общуващ едновременно с 3-ма други. При централизираната всички комуникации трябва да протичат през един човек, намиращ се в средата на структурата. Кръговата изисква всеки член на комуникационната мрежа да общува едновременно с двама от останалите. При звездообразната всеки от мрежата има възможност да обменя информация с всички останали.

От тези конфигурации чрез подходящи комбинации могат да се съставят неограничен брой производни. Например: когато трябва да има комуникационни връзки между всички служители на организацията, които да достигат до мениджъра, за да бъде използвана информацията, необходима за управление на организацията най-удачен избор на комуникационна мрежа би била комбинацията от звездообразна и централизирана.
------------------------------------------------